EDI dla telepracy: pożegnanie z papierem

MŚP żegnają się z papierem

Korzystanie z dokumentów papierowych jest nadal powszechną praktyką, zwłaszcza w MŚP (małych i średnich przedsiębiorstwach). Stanowi to ogromne wyzwanie w nowych czasach telepracy, również dlatego, że korespondencja jest wysyłana na adresy służbowe. „Obecnie wiele firm ponownie zastanawia się nad procesami opartymi na dokumentach papierowych, na których polegały przez lata. To, czego szukają, to przede wszystkim proste rozwiązania do digitalizacji faktur” – powiedział Gerd Marlovits, CEO EDITEL. Automatycznie generowane faktury PDF i portale do fakturowania online są często pierwszym krokiem do świata elektronicznej wymiany danych (EDI).

Kiedy dwie duże firmy prowadzą ze sobą interesy, fakturowanie jest dość łatwe, ponieważ polegają na elektronicznej wymianie danych (EDI) za pośrednictwem międzynarodowego centrum danych eXite. „Jednym z przykładów jest to, że dokumenty cyfrowe są automatycznie przesyłane do systemu księgowego, gdzie mogą być przetwarzane przez pracowników. Zwykle jest to proces niezależny od lokalizacji, który można również wykonać w biurach domowych, ponieważ wiele firm ma bezpieczny dostęp VPN do swoich systemów” – powiedział Gerd Marlovits, dyrektor generalny dostawcy usług EDI EDITEL. Inaczej wygląda sytuacja w firmach, które nadal stosują procesy oparte na dokumentach papierowych. „Aby przetwarzać fizyczne dokumenty biznesowe, trzeba oczywiście być fizycznie obecnym” – dodał Marlovits.

EDI dla telepracowników – automatyczne faktury w formacie PDF

W następstwie kryzysu wywołanego koronawirusem, cyfryzacja jako warunek wstępny telepracy znalazła się w ostatnich miesiącach w centrum uwagi. Procesy biznesowe mogą zostać zatrzymane, zamówienia mogą nie zostać przetworzone lub faktury mogą nie zostać wystawione z powodu nieobecności pracowników w biurze – sytuacja ta może trwać nawet po zakończeniu kryzysu.

„Dlatego trudno się dziwić, że wiele firm stara się zamienić wady w zalety, co oznacza, że starają się digitalizować procesy oparte na papierze tak szybko i skutecznie, jak to możliwe, aby dokumenty były dostępne z dowolnego miejsca. Odbiorcy faktur, na przykład, bardziej niż kiedykolwiek polegają na fakturach w formacie PDF zamiast na papierowych kopiach” – powiedział Marlovits.

Jako alternatywę stosuje się portale internetowe (tzw. portale Web EDI), zwłaszcza w celu umożliwienia MŚP dostępu do zamówień, przeglądania faktur i wysyłania ich bezpośrednio do klientów. Pomaga to uniknąć opóźnień w płatnościach, jednocześnie zwiększając płynność po stronie dostawcy i ostatecznie zapewniając płynny łańcuch dostaw.

Integracja EDI pozwala na ustrukturyzowaną wymianę danych również w przypadku telepracy

„Przesyłanie faktur PDF pocztą elektroniczną zamiast wysyłania faktur papierowych jest zdecydowanie świetnym pierwszym krokiem w kierunku cyfrowego procesu fakturowania. Dostępne są inteligentne rozwiązania, które pozwalają użytkownikom między innymi śledzić proces przesyłania” – powiedział Marlovits. Kolejnym krokiem jest jednak wymiana danych strukturalnych, czyli danych w formatach EDI, aby skorzystać z innych korzyści związanych z pełną integracją. „Mówiąc najprościej, obejmuje to otrzymywanie, akceptowanie i autoryzowanie faktur, a także ich archiwizację zgodnie z wymogami prawnymi. Możemy bazować na istniejących interfejsach i zarządzać cyfrowym przepływem faktur zgodnie z życzeniem klienta” – dodał Marlovits.

Odpowiednia kombinacja robi różnicę

Decyzja o wyborze portalu do fakturowania, plików PDF przesyłanych pocztą elektroniczną lub w pełni zintegrowanego rozwiązania EDI będzie zależeć od środowiska i potrzeb klienta. „Jedno jest pewne: aby wszyscy partnerzy biznesowi byli na tej samej cyfrowej stronie, najlepszym rozwiązaniem będzie połączenie różnych podejść” – powiedział Marlovits. Struktura dostawców każdej firmy detalicznej sama w sobie oferuje szeroki zakres opcji. Podobnie jest w przypadku dużych producentów, którzy zaopatrują wielu klientów z różnych branż.

„Fryzjer będzie miał inne potrzeby niż sieć drogerii. Odpowiednia kombinacja robi różnicę. Ostatecznie wszystkie podejścia uzupełniają się nawzajem, tworząc kompleksową koncepcję” – podsumował Gerd Marlovits.

Niezależnie od tego, czy jest to wynikiem niedawnego kryzysu, czy ogólnego trendu w kierunku cyfryzacji: biuro bez papieru, które wprawdzie nigdy nie będzie w pełni papierowe, stopniowo staje się rzeczywistością. EDI jako „technologia wspomagająca” będzie odgrywać coraz ważniejszą rolę, nie tylko w czasach telepracy.