EDI – sprawdzona usługa w Grupie SBS

Rok 2020 na zawsze zapisze się na kartach historii jako ciężka próba dla polskiej gospodarki. Przedsiębiorstwa zmuszone były podjąć natychmiastowe, niekiedy drastyczne kroki pozwalające na reorganizację procesów handlowych, księgowych i logistycznych, aby w ogóle dalsze funkcjonowanie w dobie pandemii było możliwe. Część firm była jednak na ten kryzys dobrze przygotowana – dzięki EDI.

Digitalizacja dokumentów i automatyzacja procesów wpisują się silnie w trend ostatniej dekady. Grupa SBS od przeszło 7 lat konsekwentnie wdraża standard Electronic Data Interchange (szerzej znany pod nazwą EDI) jako wiodącą formę wymiany dokumentów ze swoimi partnerami handlowymi. Dzięki temu znakomicie odnajduje się w zachodzących obecnie zmianach.

Grupę SBS jako jedną z największych sieci sprzedaży artykułów sanitarnych, grzewczych i instalacyjnych w Polsce wyróżniają profesjonalizm, kompleksowość oferty i indywidualne podejście do klienta. Cechy te są również kluczowe w działalności EDISON S.A., dlatego decyzja o współpracy była łatwa do podjęcia oraz, jak pokazuje minione 7 lat, jak najbardziej właściwa. Zawarta w 2014 r. umowa o wdrożeniu EDI okazała się strategiczną z punktu widzenia spółki decyzją, podejmowaną wówczas przez z-cę dyrektora SBS Sp. o.o. – Grzegorza Zuchmańskiego, i Annę Wołoszyńską – dyrektor sprzedaży EDISON S.A. Rozpoczął się wówczas projekt wdrożeniowy komunikacji EDI.

O współpracy krok po kroku

Wdrożenie EDI w Grupie SBS polegało m.in. na skomunikowaniu partnerów biznesowych i uruchomieniu kanału wymiany dokumentów elektronicznej (EDI). Dotychczasowa obsługa faktur była problematyczna – faktury należało drukować i wprowadzać manualnie do systemu ERP (często dokumentów wielopozycyjnych), co było obarczone ryzykiem pomyłek i czasochłonnym angażowaniem w to pracowników firmy. Dlatego Grupa SBS postawiła na zautomatyzowanie procesu wysyłki zamówień i odbioru e-faktur (EDI) oraz dostarczanie ich bezpośrednio do systemu ERP. Początkowo skupiono się głównie na relacjach z dostawcami – jak dotychczas udało się skutecznie podłączyć ponad 80 dostawców. Obecnie Grupa SBS wysyła ok. 10 000 zamówień miesięcznie i odbiera – w pełni automatycznie – zbliżoną ilość faktur elektronicznych.

Projekt EDI jest nadal rozwijany, ale nacisk kładzie się obecnie na potrzeby odbiorców. Z uwagi na wdrożoną już w ramach Grupy platformę do składania zamówień (SBS – odbiorcy), odbiorcy dzięki zastosowaniu komunikacji EDI mogą liczyć na zautomatyzowanie odbioru faktur, faktur korygujących, a także ich archiwizację.

W ramach projektu EDISON S.A. realizuje dla Grupy usługi konwersji plików. Każdy z partnerów SBS wysyła i otrzymuje komunikaty w swoim własnym formacie niezależnie od tego, z jakiego systemu ERP korzysta. Oferowane rozwiązania EDI są zindywidualizowane i dopasowane do potrzeb danego klienta. Bez względu na to, czy klient jest małym, średnim czy dużym przedsiębiorstwem, rozwiązanie EDI znajdzie u niego zastosowanie. EDISON gwarantuje również wsparcie techniczne przez cały okres trwania umowy – jest to wliczane w opłatę abonamentową. Wśród oferowanych rozwiązań dostępna jest także walidacja faktur, czyli w pełni automatyczny proces sprawdzania ich poprawności pod względem składniowym, rachunkowym i podatkowym.

Firmy często obawiają się, że jest to drogie rozwiązanie, stawiające wysokie wymagania systemowe i zmuszające do przeszkolenia całego zespołu. Nic bardziej mylnego. Proces implementacji rozwiązania jest przeprowadzany w całości przez operatora EDI. Pracownicy danego klienta nadal pracują na znanym sobie interfejsie systemu ERP, przez co nie ma konieczności realizowania wielogodzinnych szkoleń. Natomiast sam koszt wdrożenia EDI jest relatywnie niski w perspektywie korzyści, jakie firma uzyska już w pierwszych miesiącach od wdrożenia. Warto też podkreślić, że odbiorcy współpracujący z SBS mogą liczyć na preferencyjne warunki wdrożenia usługi EDI realizowanego przez firmę EDISON.

Archiwizacja faktur elektronicznych

W całej Grupie SBS, wraz z implementacją komunikacji EDI, EDISON uruchomił dodatkową usługę wspierającą klienta, jaką jest system archiwizacji faktur elektronicznych, w skrócie – SAFE. Ten zaawansowany system informatyczny pozwala na przechowywanie e-faktur zgodnie ze standardami wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Finansów z 2010 r. o e-fakturze oraz ustaw: o rachunkowości oraz o podatku VAT. Dzięki niemu nie trzeba archiwizować faktur w formie papierowej. Jest to też swego rodzaju „ubezpieczanie” klienta.

„Wspólne zaangażowanie – klienta i wykonawcy – w realizację projektu EDI, szczególnie tak złożonego jak Grupy SBS, jest gwarantem sukcesu. Cieszę się, że od niemal 7 lat mogę wspierać i rozwijać projekt EDI SBS, ale i całej branży HEPAC, jako koordynator biznesowy. Satysfakcja jest tym większa, że wspomniane działania mają ogromny wpływ na dynamikę wzrostu EDI wśród przedsiębiorców tego sektora.” – podsumowuje Milena Droszcz, koordynator biznesowy projektu EDI SBS.

Reasumując, komunikacja EDI pozwala na znaczące oszczędności w wielu obszarach funkcjonowania firmy: obniżenie kosztów, redukcja czasu czy mniejsze zaangażowanie zasobów ludzkich. Każdy z tych aspektów jest szczególnie ważny w obecnych, zdominowanych przez pandemię czasach. Dlatego zachęcamy do kontaktu z nami każdą firmę, która jest zainteresowana wdrożeniem wymiany dokumentów elektronicznych EDI w swoim przedsiębiorstwie.