EDI w logistyce

EDI w logistyce: zwiększ efektywność i obniż koszty

Interakcja pomiędzy różnymi dostawcami i ogromna ilość danych, które muszą być przetwarzane codziennie, stwarzają istotne wyzwania dla logistyki. Elektroniczna wymiana danych (EDI) zapewnia możliwie najefektywniejsze przetwarzanie danych w zamówieniach, awizach wysyłkowych i fakturach. W tym artykule ekspert EDITEL, Richard Frey, wyjaśnia jakie oszczędności można osiągnąć dzięki zastosowaniu EDI, w którym momencie zintegrowane rozwiązanie EDI jest opłacalne i w jaki sposób zastosowanie nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, może jeszcze bardziej zwiększyć efektywność logistyki.

Jakie wyzwania stoją dziś przed logistyką?

Do największych wyzwań należą ogromne ilości danych, które należy przetwarzać codziennie, oraz koordynacja z wieloma różnymi podmiotami – mianowicie dostawcami. Oto przykładowe liczby: według austriackiego urzędu statystycznego w samej Austrii działa ponad 4100 producentów żywności. Typowy supermarket oferuje średnio prawie 12 000 produktów, przy czym sklepy dyskontowe oferują mniej, a sklepy oferujące pełny asortyment znacznie więcej. Nawet jeśli supermarket jest zaopatrywany tylko przez ułamek wymienionych dostawców, istnieje ogromne obciążenie danymi, które należy przetworzyć. Ponadto w okresach szczytu – takich jak Wielkanoc czy Boże Narodzenie – nieprzewidywalne ilości towarów, których faktycznie potrzebują sprzedawcy detaliczni, mogą stanowić wyzwanie. Aby zapobiec niedoborom towaru w sklepach, producent lub firma logistyczna musi jak najszybciej wiedzieć, kiedy w sklepie kończy się dany towar. Jest to możliwe jedynie dzięki współpracy partnerów biznesowych i wymianie informacji w czasie rzeczywistym.

Jaką rolę w przetwarzaniu danych pełni EDI?

EDI jako narzędzie dba o to, aby ta interakcja przebiegała sprawnie. Ogólnie rzecz biorąc, firmy handlowe i producenci wymieniają komunikaty logistyczne drogą elektroniczną za pośrednictwem EDI. Daje to ogromne korzyści, takie jak możliwość natychmiastowej reakcji dostawcy na zamówienie (ORDERS). Również elektroniczne przetwarzanie awizo wysyłki (DESADV) odgrywa w tym procesie znaczącą rolę: tylko dzięki temu przekazowi można zagwarantować precyzyjne zaplanowaną realizację przyjęcia towaru. EDI zmniejsza wysiłek administracyjny, ponieważ wymiana danych jest zautomatyzowana, a integracja z systemami nadrzędnymi, takimi jak zarządzanie towarami lub ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa), odbywa się bez żadnych niespójności systemowych. Zmniejsza się poziom błędów, procesy są upraszczane i standaryzowane. Możliwość ręcznego wprowadzania danych została zredukowana do niezbędnego minimum. Wszystko to przyspiesza procesy i ostatecznie zwiększa efektywność.

Naszą podstawową działalnością w EDITEL jest automatyzacja wymiany danych, w tym danych z zamówień (ORDERS), awizo wysyłkowego (DESADV) i faktur (INVOIC) oraz konfigurowanie niezbędnych procesów. Przez lata wypracowaliśmy wszechstronne zrozumienie tych procesów dzięki współpracy z wieloma znanymi firmami z branży produkcyjnej i handlowej, a także osiągnęliśmy wysoki poziom wiedzy specjalistycznej zorientowanej na rozwiązania.

Jakie zmiany mogą przyczynić się w przyszłości do dalszej poprawy procesów logistycznych lub planowania wydajności?

Cyfrowa wymiana danych między dostawcami i sprzedawcami detalicznymi już teraz jest powszechną praktyką, dzięki której system ERP włącza alarm, gdy produkt się kończy. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji w przyszłości jeszcze bardziej przyczynią się do usprawnienia wyszukiwania ilości z wyprzedzeniem. Szczególnie we wspomnianych wcześniej godzinach szczytu, gdy wymagana ilość towaru jest niezwykle trudna do oszacowania, sztuczna inteligencja mogłaby znacznie poprawić prognozy.

Jakie są największe zalety w pełni zintegrowanych procesów w łańcuchu dostaw?

Automatyzacja procesów zwiększa efektywność w całym łańcuchu. Łańcuch dostaw wspierany przez EDI działa bez ręcznych interwencji, eliminując potencjalne źródła błędów. Bezproblemowa integracja umożliwia płynną współpracę i usprawnia komunikację pomiędzy zaangażowanymi partnerami biznesowymi. Ponadto firmy chcące wdrożyć EDI muszą mieć pewność, że posiadają bezbłędne dane podstawowe, co eliminuje dalsze potencjalne źródła nieprawidłowości i ostatecznie zwiększa zadowolenie klientów.

W jaki sposób EDI może przyczynić się do obniżenia kosztów w łańcuchu dostaw?

Potencjalne oszczędności skupiają się przede wszystkim na kosztach procesu. Weźmy na przykład dostawę 32 palet z napojami: ręczna rejestracja otrzymanego towaru zajęłaby od pięciu do dziesięciu minut. Dzięki EDI większość tego czasu zostaje zaoszczędzona, a przyjęcie towaru zajmuje niecałe 2 minuty. To może nie wydawać się dużo, ale przy odebraniu 200 do 300 towarów oznacza to oszczędność czasu nawet do 600 minut. Jeśli przeskalujesz to do 1000 sklepów, oznacza to 600 000 minut lub 10 000 godzin zaoszczędzonego czasu. 10 000 godzin, które pracownicy mogą przeznaczyć na obsługę klientów w punkcie sprzedaży, zamiast „marnować” czas na rejestrowanie otrzymanych towarów.

A co z transparentnością, a tym samym możliwością śledzenia danych?

Wgląd w łańcuch dostaw staje się coraz ważniejszy ze względu na obecne wymogi prawne (wystarczy pomyśleć o ustawie o łańcuchu dostaw i dyrektywie w sprawie wylesiania). Ponadto konsumenci są coraz bardziej zainteresowani pochodzeniem swoich produktów.

Oznacza to, że informacja o produktach musi być dostępna w całym łańcuchu dostaw lub być wraz z nią zapewniona. Ta identyfikowalność jest gwarantowana dzięki współpracy z naszą spółką-matką GS1 Austria, która oferuje różne rozwiązania w zależności od potrzeb firmy.

Jak duża musi być firma, by opłacało się wdrożenie w niej EDI?

Firmy z mniejszą liczbą zamówień można łatwo i ekonomicznie połączyć za pośrednictwem naszego rozwiązania Web EDI, które wymaga jedynie dostępu do Internetu. Zintegrowane rozwiązanie opłaca się szczególnie przy stałych relacjach biznesowych i większym wolumenie zamówień, ale zakłada, że ​​firma posiada system ERP lub system zarządzania towarami, z którym można zintegrować rozwiązanie EDI.

Jeśli chcesz wiedzieć, w jaki sposób Twoja firma może zoptymalizować swój łańcuch dostaw dzięki elektronicznej wymianie danych (EDI), ja i moi współpracownicy chętnie odpowiemy na Twoje pytania. Aby wysłać nam wiadomość, skorzystaj z pola kontaktowego po prawej stronie.

O autorze

Richard Frey
Business Development Manager w EDITEL Austria