Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku!

W dniu 7 sierpnia 2023 roku Prezydent RP podpisał nowelizację Ustawę o Podatku od Towarów i Usług (VAT). Zmiana dotyczy regulacji wprowadzającej obowiązek wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do każdej organizacji działalności gospodarczej.

KSeF – rozpoczęło się ostatnie odliczanie. Prezydent podpisuje ustawę, a Ministerstwo Finansów zaprasza na konsultuje publiczne w sprawie rozporządzenia.

Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych dotknie niemalże każdego przedsiębiorcę w Polsce, a z dniem 1 lipca 2024 roku, stanie się już faktem. Nie sposób więc pominąć dwóch aktualnych informacji.

Po pierwsze, 7 sierpnia Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obligatoryjny wariant KSeF. Mimo że proces legislacyjny związany z tym projektem dostarczył wielu emocji, sprawa jest rozstrzygnięta. KSeF – to zupełnie nowe otwarcie, które dla polskich przedsiębiorców oznacza całkowitą zmianę procesów, w których uczestniczą faktury – przynajmniej w założeniach – mają być szybsze i sprawniejsze. Z całą pewnością same dokumenty będą bardziej dostępne dla aparatu skarbowego.

To bardzo duża i poważna zmiana, na którą trzeba się dobrze i w czasie określonym ustawą, przygotować. W przypadku wielu organizacji proces wdrożenia KSeF może potrwać miesiące. Potwierdzają to liczne przykłady tych, którzy pracują od jakiegoś czasu nad zmianą modelu fakturowania. Dlatego też data 1 lipca 2024 r. (wejście w życie nowych przepisów) powinna stanowić poważny sygnał do działania, a nie czynnik studzący emocje!

Po drugie, warto pamiętać o tym, że zmiana przepisów wpłynie na wiele obszarów działania firmy. Dotyczy nie tylko technologii, ale również obszaru prawnego, mapowania danych umieszczanych na fakturach i procesów działających w firmie. Opublikowany dziś (7.08 br.) przez Ministerstwo Finansów projekt rozporządzenia wykonawczego do KSeF, jest tego najlepszym dowodem.

Akt ten wychodzi naprzeciw potrzebom firm, które działają w wielu lokalizacjach lub odrębnie obsługują poszczególne centra kosztowe – a także kontrahentów takich podmiotów. Dzięki nowym przepisom możliwe będzie takie zarządzenie obiegiem faktur, aby dokumenty wpływające na konto KSeF były widoczne wyłącznie dla niektórych księgowych. Wprowadzenie tej funkcjonalności wymusi pewne w umowach z kontrahentami, wpłynie na sposób wprowadzania dodatkowych informacji na fakturach i wybór właściwego rozwiązania technicznego.

W uzasadnieniu do projektu czytamy:
„Projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako: „projekt”) wprowadza nowe regulacje w związku z oczekiwaniami rynku, w celu zwiększenia popularyzacji korzystania z tego systemu w zakresie wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Regulacje te umożliwią nadawanie zawężonych uprawnień w Krajowym Systemie e–Faktur przy dużych strukturach podmiotów (posiadających np. kilka oddziałów (zakładów) lub innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych oprócz jednostki macierzystej).

Wystawianie faktur lub dostęp do nich będzie możliwy tylko w zakresie faktur danego zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podmiotu, a nie do wszystkich faktur ustrukturyzowanych tego podatnika. Podmioty, które uzyskają uprawnienia, będą miały możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF poprzez uzyskanie uprzednio unikalnego identyfikatora. Ten unikalny identyfikator pozwoli na zidentyfikowanie ww. podmiotów, a następnie na nadanie uprawnień do wystawiania lub dostępu do faktur tym podmiotom przez jednostkę macierzystą (podatnika).

Rozwiązanie to jest działaniem upraszczającym i ułatwiającym działalność dla przedsiębiorców i będzie mogło być stosowane jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania i otrzymywania przez podatników faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).