Krajowy System Faktur Elektronicznych (KSeF) – od kiedy i dla kogo?

W przyszłym roku korzystanie z Krajowego Systemu Faktur Elektronicznych stanie się obligatoryjne. Kogo będzie dotyczyć nowelizacja ustawy o VAT? Jakie będą wyjątki użytkowania platformy KSeF?

Od 1 lipca 2024 roku podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur, z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo:

1. czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych (B2G).
2. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zwanych „e-fakturami” będzie miał zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług).

Od 1 stycznia 2025 roku obligatoryjne e-fakturowanie obejmie:

1. podatników zwolnionych podmiotowo (drobni przedsiębiorcy). Zwolnienie podmiotowe z VAT przysługuje przedsiębiorcom z uwagi na limit obrotów. Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym w 2023 roku: „Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200.000 zł” lub
2. wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych

Obowiązek obligatoryjnego e-fakturowanie Obowiązek wystawiania e-faktur w formie nie będzie obejmował:

1. podatników, którzy nie posiadają siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (również: „fixed establishment”, „FE”) w Polsce,
2. podatników zagranicznych, nieposiadających w Polsce siedziby, ale posiadający FE w Polsce, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono daną e-fakturę.W powyższych przypadkach, podatnik będzie mógł udokumentować transakcję, poprzez wystawienie e-faktury ustrukturyzowanej fakultatywnie.
3. podatników korzystających z określonych procedur szczególnych, jednakże tylko w zakresie czynności rozliczanych w tych procedurach – mowa o podatnikach korzystających z:
   • procedury nieunijnej, dotyczącej niektórych usług (OSS),
   • szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób lub szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS).

Ponadto e-faktury ustrukturyzowane nie będą wystawiane, nawet fakultatywnie, w sytuacji, gdy nabywcą towarów lub usług jest konsument, czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (B2C).

Przepisy wskazują także na brak obowiązku wystawienia e-faktury:

1. w okresie trwania awarii KSeF, niedostępności KSeF
2. w przypadku braku możliwości wystawienia faktury poprzez KSeF z przyczyn awarii występujących po stronie podatnika.
3. Wyłączenie z obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF, obejmie także faktury dokumentujące m.in.
   1. usługi przejazdu autostradami płatnymi
   2. usługi przewozu osób dokumentowane fakturami w postaci biletów jednorazowych