Mechanizmy na wypadek awarii Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Jakie rozwiązania zostaną przewidziane w sytuacjach braku możliwości wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur z przyczyn zależnych i niezależnych od podatnika? Poznaj swoje prawa i obowiązki w zakresie korzystania z KSeF-a.
Aktualna wersja projektu nowelizacji ustawy wprowadzającej obowiązek e-fakturowania i korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nad którym prace zakończył już Sejm, wprowadza rozwiązania na wypadek awarii systemu oraz sytuacji, gdy wystawienie faktury jest niemożliwe z powodów leżących po stronie podatnika. O takie mechanizmy apelowało środowisko przedsiębiorców. Nowe regulacje wejdą w życie z początkiem lipca 2024 r.
Projekt nowelizacji przewiduje wprowadzenie rozwiązań w zakresie wystawiania faktur w sytuacji niedostępności KSeF w związku z zaplanowanymi pracami serwisowymi, awarii KSeF oraz braku możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika z przyczyn leżących po jego stronie.
„W przypadku niedostępności KSeF związanej z serwisem systemu, odpowiednio wcześniej, będzie opublikowany komunikat na BIP MF, że w danym okresie będą prowadzone prace serwisowe. Niedostępność systemu będzie krótkotrwała i zaplanowana, a także odpowiednio wcześnie komunikowana (podane daty zaplanowanych prac serwisowych), tak aby podatnicy mogli odpowiednio się zabezpieczyć i przygotować, gdyż w tym okresie nie będzie możliwości wystawiania faktur ani faktur korygujących w KSeF” – czytam w przepisach.
W okresie planowanej niedostępności KSeF dopuszczalna będzie możliwość wystawienia faktury w trybie offline według określonych zasad. Podatnik ma wówczas zastosować ten sam wzór faktury, który będzie powszechnie stosowany od 1 lipca 2024 r. Jak tłumaczy resort finansów, wypełniony wzór faktury (razem z wprowadzoną datą wystawienia faktury) ma stanowić pełnoprawną fakturę, która powinna zostać następnie opatrzona kodem weryfikującym i przekazana nabywcy w uzgodniony z nim sposób.
Analogiczny mechanizm wystawiania faktur będzie stosowany również w trakcie awarii systemu. Co istotne, stworzony zostanie też dodatkowy i niezależny od KSeF interfejs informujący podatników o awarii systemu. Można będzie zintegrować z tym interfejsem programy księgowe podatników, co pozwoli na automatyczne sprawdzanie dostępności KSeF.
„Po zakończeniu awarii KSeF faktury wystawiane w tym okresie wystawca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF, co do zasady, w terminie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF, określonej w komunikacie zamieszczonym na BIP MF. Jeśli podatnik nie spełni ww. obowiązku, organ podatkowy nałoży, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną. Jednocześnie w pierwszym okresie stosowania KSeF – do końca 2024 r. – nie będą stosowane przepisy o karach” – czytamy w uzasadnieniu projektu.
Projekt określa też mechanizm postępowania w przypadku, kiedy z przyczyn leżących po stronie podatnika nie będzie mógł on wystawić faktury ustrukturyzowanej. Wtedy podatnik ma wystawioną według wzoru fakturę opatrzyć kodem weryfikującym i przesłać do nabywcy w uzgodniony z nim sposób. Następnie taką fakturę podatnik będzie musiał przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym.
Co ważne, datą wystawienia e-faktury będzie dzień przesłania jej do KSeF. Za datę otrzymania faktury uznany będzie natomiast dzień nadania fakturze numeru KSeF – data ta widoczna jest w systemie dla odbiorcy e-faktury.
Wprowadzenie zmian przewiduje rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Projekt został już przeprocesowany w Sejmie i trafił do Senatu 20 czerwca 2023 r.
