Obowiązkowa e-faktura w Niemczech od 2025 roku: Kluczowe zmiany dla przedsiębiorców

Niemieckie Federalne Ministerstwo Finansów opublikowało 15 października 2024 r. oficjalne pismo („Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025”) dotyczące wprowadzenia obowiązkowej elektronicznej faktury (E-Rechnung) dla transakcji między przedsiębiorcami na terenie Niemiec, począwszy od 1 stycznia 2025 roku​.

Dokument ten szczegółowo przedstawia zmiany w prawie podatkowym Niemiec dotyczące faktur elektronicznych, w tym nowe definicje, formaty, obowiązki przedsiębiorców oraz zasady dotyczące przejściowego okresu dostosowawczego. Wprowadzenie obowiązkowej E-Rechnung to istotny krok w digitalizacji niemieckiego biznesu i z pewnością wpłynie na codzienne operacje wielu firm.

Nowe przepisy od 1 stycznia 2025 roku

Zgodnie z Wachstumschancengesetz (Ustawa o możliwościach rozwoju) obowiązujące od początku 2025 roku, wszystkie faktury pomiędzy przedsiębiorcami działającymi w Niemczech (tzw. inländische B2B-Umsätze) muszą być wystawiane w formacie elektronicznym. Faktury muszą być w ustrukturyzowanym formacie, co oznacza, że dokumenty muszą umożliwiać automatyczne przetwarzanie przez systemy komputerowe. Wyjątki dotyczą faktur za usługi zwolnione z VAT, faktur o wartości do 250 euro oraz biletów transportowych.

Rewolucja w fakturowaniu

Wcześniej faktury elektroniczne mogły być wystawiane za zgodą odbiorcy, jednak w nowym systemie formaty takie jak PDF czy e-maile przestaną spełniać wymogi formalne dla większości transakcji B2B. Nowa definicja faktury elektronicznej wymaga, aby dokument był wystawiony w pełni zautomatyzowanym, strukturyzowanym formacie, takim jak XML zgodnym z europejską normą EN 16931. Obowiązek ten ma na celu przyspieszenie procesów digitalizacji i automatyzacji w obiegu dokumentów.

Dokument rozróżnia dwa główne rodzaje faktur:

• Faktury elektroniczne (E-Rechnung): Muszą być wystawione w ustrukturyzowanym formacie zgodnym z europejską normą EN 16931 lub w formacie uzgodnionym między stronami, który umożliwia pełną automatyczną ekstrakcję danych.
• Inne faktury (Sonstige Rechnung): Dotyczy to faktur papierowych oraz elektronicznych, które nie spełniają wymogów E-Rechnung, takich jak pliki PDF, obrazki czy e-maile.

Obowiązki przedsiębiorców

Każdy przedsiębiorca musi wystawiać fakturę elektroniczną, jeżeli obie strony transakcji działają w Niemczech. Nie wymaga się już zgody odbiorcy na otrzymywanie faktur w formacie elektronicznym, ale odbiorca musi dysponować infrastrukturą do ich przyjmowania, np. skrzynką e-mail.

Zalecane formaty

W dokumencie wskazano dwa zalecane formaty faktur elektronicznych: XRechnung (standard stosowany w Niemczech) oraz ZUGFeRD (format hybrydowy zawierający dane zarówno maszynowo przetwarzane, jak i wersję czytelną dla człowieka).

Zagadnienia specjalne

• Faktury muszą być czytelne dla systemów komputerowych (czytelność maszynowa), co oznacza, że standardowy dokument tekstowy nie jest wymagany, choć opcjonalny.
• W przypadku drobnych transakcji, jak faktury do 250 euro czy bilety, nadal można wystawiać faktury w formacie PDF.
• Przedsiębiorcy będą mieli możliwość poprawiania już wystawionych faktur elektronicznych w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

Okres przejściowy

Wprowadzone zostaną również okresy przejściowe. Do końca 2026 roku będzie możliwe wystawianie tradycyjnych faktur w niektórych przypadkach, a mali przedsiębiorcy o rocznych obrotach poniżej 800 000 euro będą mogli korzystać z tej opcji do końca 2027 roku.

Zmiany w przepisach o VAT

Dokument omawia również konieczność dostosowania przepisów VAT (Umsatzsteuer-Anwendungserlass) do nowych wymogów oraz przewiduje przejściowe przepisy dotyczące wprowadzania faktur elektronicznych, aby przedsiębiorcy mogli się do nich odpowiednio przygotować.

Korzyści z E-Rechnung

Jednym z głównych celów wprowadzenia obowiązkowych faktur elektronicznych jest zwiększenie efektywności procesów biznesowych, redukcja błędów w księgowości oraz przyspieszenie przetwarzania dokumentów, co ostatecznie zmniejszy koszty administracyjne firm.