Odnowienie procesów fakturowania w Danone Kft.

Wprowadzanie nowych procesów jest zawsze dużym wyzwaniem w życiu firmy, wymaga uwagi i harmonii. W związku z tym przeprowadziliśmy wywiad z Karoliną Vácz-Long – Senior Transition Managerem Danone Kft. oraz Attilą Siposem – Project Managerem Editel HU, aby opowiedzieli o ich wspólnej pracy i doświadczeniach.

Opowiedz nam o tym, czym się zajmujesz i jak zetknęłaś się z rozwiązaniami do e-fakturowania?

Karolina Vácz-Long: W Danone odpowiadam za finanse Invoice to Cash. W czerwcu 2022 roku nastąpiła zmiana strukturalna, w ramach której mój zespół powiększył się do 6 osób. Oznaczało to, że obszar Invoice to Cash został rozszerzony o fakturowanie, likwidację szkód i czynności pokrewne. Dokładne i szybkie fakturowanie można zapewnić po­przez dostarczanie nowoczesnych rozwiązań i nadążanie za zmianami technologicznymi. To jest to, w co wierzę i dlatego uważam, że praca z rozwiązaniami e-fakturowania jest ważna.

Czy były inne powody, dla których wprowadzono e-faktu­rowanie?

Karolina Vácz-Long: Razem z moim zespołem uważamy, że ochrona środowiska i dostarczanie nowoczesnych usług naszym partnerom biznesowym to nasz obowiązek.

Jak to się stało, że nawiązałaś współpracę z EDITEL?

Karolina Vácz-Long: Zespół EDITEL HU pojawił się, gdy chcieliśmy zmienić fakturowanie papierowe na elektroniczne. Dla mnie najważniejsza była możliwość wspomagania pracy moich kolegów, pracy w nowoczesnym i funkcjonal­nym systemie. A także w celu zapewnienia klientom aktual­nych i funkcjonalnych usług.

Z jakiego rozwiązania EDITEL korzystasz?

Karolina Vácz-Long: W Danone wprowadziliśmy elektro­niczny system fakturowania. Oznacza to, że zamiast drukować faktury, wysyłamy je do naszych klientów za pośrednictwem systemu EDI, a za pośrednictwem tego systemu nasi partnerzy mogą łatwo i efektywnie rozliczać koszty.

Jak projekt został przyjęty po stronie kupującego? Czy napotkałaś jakieś trudności?

Karolina Vácz-Long: Nasi klienci byli bardzo pozytywnie nastawieni i pomocni, bo jeśli rozejrzymy się po świecie, to widzimy, że rozwiązania cyfrowe pomagają w pracy w wie­lu obszarach. Dziś nie ma wątpliwości, że musimy nadążać za tymi nowościami. Mimo to wprowadzenie zawsze wiąże się z drobnymi trudnościami, ale na szczęście, dzięki wiedzy naszego zespołu i ekspertom EDITEL HU, zawsze szybko je przezwyciężaliśmy.

Jak długo trwała realizacja projektu?

Karolina Vácz-Long: Pamiętam dokładnie tę datę. Zaczęliśmy w czerwcu 2022 r. i musieliśmy wdrożyć go do grudnia 2022 r. i osiągnąć cel, jakim było przejście 50% nas­zych klientów na fakturowanie elektroniczne. Plan ten został pomyślnie zrealizowany. W rzeczywistości lwia część pracy została wykonana w ciągu sześciu miesięcy.

Ilu klientów korzysta z fakturowania elektronicznego?

Karolina Vácz-Long: Obecnie 70-80% naszych klientów otrzymuje już faktury elektroniczne, więc napawa nas to ogromną dumą.

Jakie są korzyści z wprowadzenia fakturowania elektronic­znego?

Karolina Vácz-Long: Wszyscy pracowaliśmy nad tym projektem z wielkim entuzjazmem, bo wiedzieliśmy, że zain­westowany czas zwróci się bardzo szybko. Oprócz wielu pozytywów chciałbym zwrócić uwagę na część finansową. Znacznie łatwiej jest sprawdzić, czy nasi klienci otrzymali i obejrzeli faktury, a także poprawiło się dotrzymywanie terminów płatności. Komunikacja i codzienny kontakt z kli­entami znacznie się poprawił. Naszą misją jest również wdrażanie rozwiązań przyjaznych dla środowiska w naszej codziennej pracy. Dzięki e-fakturowaniu zużywamy na co dzień znacznie mniej papieru i materiałów eksploatacyjnych do drukarek.

Czy w procesie są wbudowane punkty kontrolne?

Karolina Vácz-Long: Tak, codziennie pobieramy raport z archiwum, aby sprawdzić faktury wystawione dzień wcześniej. Przekazujemy te informacje zespołowi zarządzającemu, który może pomóc naszym klientom w sprawnym procesie przetwarzania faktur na podstawie ra­portów.

Czy faktury są archiwizowane w związku z fakturowaniem elektronicznym?

Karolina Vácz-Long: Tak, wszystkie wysłane faktury są ar­chiwizowane na cyfrowym interfejsie EDITEL zgodnie z wy­mogami prawnymi. Dzięki tej usłudze, oprócz wygodnego, codziennego korzystania z funkcji raportowania, system ofe­ruje również inne korzyści. Nie ma potrzeby przechowywa­nia faktur na papierze, co oszczędza czas, energię i dużo miejsca. Faktury można znaleźć online, wszystkie dane są łatwo dostępne podczas ewentualnego audytu NAV lub audy­tu wewnętrznego.

Jakie były zadania ze strony Editel przy wdrożeniu?

Attila Sipos: najpierw uzgodniliśmy dokładnie zadania, jakie dane mamy do dyspozycji i z jakiego formatu musimy je przekonwertować. Po pierwszych testach pojawiły się typo­we problemy początkujących, które mogliśmy szybko naprawić, więc udało się przeprowadzić testy, wdrożenie i uruchomienie w zaplanowanym terminie.

Czy w trakcie tego procesu była jakaś szczególna potrzeba?

Karolina Vácz-Long: Zdarzyło się, że nagle na fakturze trzeba było dodać dane wymagane prawem, a EDITEL HU potrafił bardzo szybko naszą prośbę wykonać. Mogę wymienić tylko pozytywy, jeśli chodzi o wsparcie. Czas reak­cji i współpraca z EDITEL HU to świetny przykład prawdzi­wej pracy zespołowej.

Jakie masz plany na przyszłość?

Karolina Vácz-Long: Myślę, że dzięki temu udanemu pro­jektowi staliśmy się jeszcze pewniejsi, nasi klienci uznali przejście za bardzo udane. Planujemy również zdigitalizować nasze faktury przychodzące, ułatwiając pracę naszym kole­gom z działu finansowego.

Vácz-Hosszú Karolina,

Invoice to Cash Senior Transition Manager

Danone Kft.