Papierowe faktury można przechowywać w wersji elektronicznej

Obecnie obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z wnioskiem o interpretację zwróciła się spółka, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży hurtowej i detalicznej artykułów z branży metalowej, a także sprzedaż towarów przez Internet. W trakcie miesiąca wystawia ok. 5000 faktur sprzedaży dla przedsiębiorców. Faktury i ich kopie są drukowane, przy czym oryginał przekazywany jest klientowi, natomiast kopia archiwizowana w postaci papierowej. Spółkę planuje podjąć działania mające na celu zredukowanie kosztów wydruków, przechowywania i archiwizacji faktur.

Jak dodała spółka, stosowany przez nią system komputerowy umożliwia gromadzenie odpowiednich danych o klientach i wystawienie faktur VAT. Po wystawieniu faktur w systemie obsługi sprzedaży dokument zostaje zapisany w pamięci programu, a spółka ma możliwość wydrukowania oryginału, kopii oraz duplikatów. Od tego momentu użytkownicy nie mogą edytować wystawionych dokumentów sprzedaży. Edycja dokumentów na tym etapie jest możliwa tylko dla wyznaczonych użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienie do edytowania wystawionych dokumentów. Po wyeksportowaniu dokumentów do modułu finansowo-księgowego zostają one jednocześnie wprowadzane do rejestrów VAT – od tej chwili program nie pozwala na edycję, anulowanie lub usuwanie dokumentów. Program umożliwia również ich zapis w formacie pdf, a spółka ma w każdej chwili możliwość wydrukowania oryginału, kopii oraz duplikatów. System zapewnia bezpieczeństwo zawartych na fakturze danych. System informatyczny oraz sposób przechowywania plików zapewnia bezpośrednią dostępność do przechowywanych informacji. Ze względu na powiązanie modułu, w którym wystawiane są faktury z Rejestrem VAT oraz łatwą dostępność do archiwizowanych faktur, które archiwizowane będą przez system w podziale na okresy rozliczeniowe z możliwością wyszukiwania i ich grupowania według zadanych kluczy np. miesiąca, kontrahenta, etc., Spółka zamierza zrezygnować z drukowania kopii faktur i ich archiwizowania w postaci papierowej. Oryginały faktur papierowych przekazywane będą klientom za pośrednictwem poczty lub będą je odbierali osobiście.

Spółka chciała wiedzieć czy może przechowywać kopie faktur, niebędących fakturami elektronicznymi, w innej formie niż papierowa – w postaci obrazu faktury tradycyjnej /pdf/. Jej zdaniem – tak.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem spółki. W wydanej interpretacji organ wyjaśnił:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z okoliczności sprawy opisany system przechowywania faktur zapewnia bezpieczeństwo danych zawartych na fakturze oraz ich czytelność i autentyczność. Jednocześnie archiwizacja prowadzona jest w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwia łatwe i szybkie odszukanie faktur i wydrukowanie w każdym momencie.

Zatem z uwagi na fakt, że proponowany przez spółkę sposób archiwizowania faktur spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy oraz pozwala na łatwe ich odszukanie, jak również bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli, należy stwierdzić, że faktury papierowe mogą być archiwizowane w postaci zapisu elektronicznego, tj. obrazu faktury w formacie pliku pdf.

Interpretacja indywidualna z 21 sierpnia 2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.472.2020.1.MC – Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji.