Pełna cyfryzacja w Aikawa

Innowacje w firmie motoryzacyjnej

Rok 2010 miał kluczowe znaczenie dla rozwoju w Aikawa Hungary. Właśnie wtedy podjęto decyzję o konieczności wdrożenia systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Nie dało się dłużej utrzymać sytuacji, w której systemy działały niezależnie od siebie i dane były łączone raz do roku, dzięki znacznym wysiłkom wielu osób. Mimo tych starań pojawiały się znaczne braki i rozbieżności w ewidencji zapasów, które miały poważne konsekwencje ekonomiczne.

Réka Muzsay, General Manager, dzieli się swoimi doświadczeniami: „Celem było jak najbardziej zbliżenie do rzeczywistości, ale nigdy nie udało nam się jej w pełni osiągnąć. Najpoważniejszym problemem była różnica w zapasach, ponieważ jako producent pracujemy z ogromną liczbą kodów SKU i dużymi wolumenami, a tam, gdzie występuje przetwarzanie manualne, błędy pojawiają się najczęściej”. Réka Muzsay krótko podsumowuje „Zawsze były pewne rozbieżności i braki”.

Firma początkowo rozpoczęła rozwój własnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, ale ostatecznie skierowała swoje wysiłki w stronę gotowych rozwiązań. Wybór padł na system MS Navision, uwzględniając kryteria zebrane podczas własnych prac rozwojowych. Wprowadzenie systemu odbyło się dwuetapowo: na początku 2014 roku zintegrowano księgę główną, a pod koniec 2017 roku część zarządzania produkcją i zarządzania zapasami.

Pomysł wykorzystania technologii EDI również pojawił się w roku 2010, ponieważ obsługa zamówień i prognoz wymagała dużej ilości ręcznej pracy. „Chcieliśmy uczynić ten proces bezbłędnym i efektywnym” – mówi Réka Muzsay.

Po zakończeniu wdrożenia Navision, otworzyły się również możliwości dla technologii EDI. Wiodący partner, Alpine Kft., zakończył już proces wdrożenia EDI przy wsparciu firmy EDITEL. Okazało się, że dzięki rozwiązaniom EDITELa szybciej zostaną zoptymalizowane procesy EDI. Istniejący projekt musiał zostać skopiowany i wdrożony w systemie Aikawa: „Powiedzieliśmy EDITELowi – powiedzcie nam, co mamy zrobić, a my to wykonamy, i na pewno będzie dobrze”.

W centrum projektu było wprowadzenie prognoz, zamówień, potwierdzeń zamówień i wysyłki faktur, a także na prośbę Alpine Kft zwrot listu przewozowego. Był to ogromny krok dla firmy, który znacznie zmniejszył obciążenie administracyjne i zredukował prawdopodobieństwo popełniania błędów.

Jakie były wyniki procesu? Réka Muzsay reasumuje: „Wszystkie dane przechodzą przez zamknięty system, czyniąc go systemem, na którym można polegać. Jest to istotne, ponieważ to pracownicy obsługują te systemy, dlatego ważne jest, aby mieli zaufanie do systemu i nie mieli żadnych wątpliwości. Połączenie EDI z nowym systemem Navision wzmocniło zaufanie w technicznym dziale.

Dzięki tym niezawodnym systemom teraz przeprowadzamy pełne, tradycyjne inwentaryzacje tylko raz na trzy lata”.

EDI było pierwszym kamieniem milowym, a następnym krokiem było opracowanie procesu wysyłania i archiwizacji faktur zabezpieczanych PKI. Wysyłanie faktur w tej formie przyniosło te same korzyści, co EDI – zmniejszyło obciążenie administracyjne, zwiększyło niezawodność i precyzję. Najważniejszą zaletą jest jednak niepodważalność doręczenia faktury. Nie można już kwestionować, czy przesyłka lub faktura dotarła, co stanowi gwarancję dla obu stron. Partnerzy dobrze przyjęli tę innowację, ponieważ korzyści są teraz oczywiste dla wszystkich, a te rozwiązania stały się powszechne.

Nowe systemy EDI i PKI działały bez zakłóceń przez wiele lat, kiedy w 2021 roku firma przeszła kontrolę podatkową. Kontrola obejmowała rok, w którym firma doświadczyła największych zmian. Mimo wdrożenia systemów Navision i EDI czy harmonizacji systemów itp., kontrola podatkowa zakończyła się bez jakiejkolwiek luki w podatkach, wszystkie systemy zdały egzamin.

Wyniki kontroli podatkowej pokazują, że nie można kwestionować niezawodności systemu. Kontrole podatkowe stały się dla firmy rutyną, a dostarczanie danych jest teraz szybsze i prostsze niż kiedykolwiek.