Platforma Elektronicznego Fakturowania a Krajowy System e-Faktur

Jaki związek jest pomiędzy Platformą Elektronicznego Fakturowania a Krajowym Systemem e-Faktur? Jakie korzyści płyną z integracji PEF-a i KSeF-a dla podatnika?

Od dnia 18 kwietnia 2019 roku w Polsce zaczęła obowiązywać ustawa z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym (dalej: ustawa o elektronicznym fakturowaniu). Określa ona zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zwanego dalej platformą – Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF).

PEF to centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych.
Platforma Elektronicznego Fakturowania jest przeznaczona dla:

• zamawiających w zamówieniach publicznych, np. urzędów
• wykonawców zamówień publicznych – przedsiębiorców wykonujących usługi i dostarczających towary dla podmiotów publicznych

Platforma Elektronicznego Fakturowania jest odpowiedzią na dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (dalej Dyrektywa 2014/55/UE). Podstawowym założeniem dyrektywy jest zobowiązanie państw członkowskich Unii Europejskiej do wdrożenia odpowiednich przepisów, które zobowiązywałyby organy administracji publicznej wszystkich szczebli do akceptowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, wystawianych przez wykonawców w związku z realizacją umów zawartych w sprawie zamówień publicznych i koncesji.

Ustawodawca europejski zastrzegł sobie prawo obejmujące zobowiązanie do odbierania faktury w formie elektronicznej wyłącznie faktur, zgodnych ze wspólną normą europejską, określającą i opisującą podstawowe elementy, jakie faktura elektroniczna musi zawierać. W celu realizacji tak oznaczonego celu niezbędne okazało się wdrożenie wspólnej normy, która umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych między systemami wykorzystującymi różne normy techniczne.

Na gruncie art.3 ust.2 dyrektywy 2014/55/UE została opracowana norma europejska: EN-16931-1:2017, której stosowanie wdraża decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej (UE) 2017/1870 z 16 października 2017 roku w sprawie publikacji odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania i wykazu syntaktyk zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE.

W wyniku takich działań dla przedsiębiorców i jednostek publicznych została uruchomiona specjalna platforma do obiegu faktur ustrukturyzowanych w Polsce Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), z której można korzystać bezpłatnie przez stronę internetową. Duże podmioty mogą integrować się z tą platformą czyli automatycznie pobierać faktury z systemu. Platforma do przekazywania faktur elektronicznych umożliwia przesyłanie i odbieranie faktur, które spełniają wspomnianą powyżej normę. Wymusza zatem w pewnym sensie zachowanie wskazanych w normie wymogów. Nie oznacza to, że faktura w zamówieniach publicznych musi zawsze odpowiadać wskazanej normie, ale tylko zgodność wystawionej faktury z normą (i wysłanie jej za pośrednictwem platformy) gwarantuje wykonawcy jej obowiązkowe odebranie przez zamawiającego w tej formie.

Ustawodawca europejski nie poprzestał na samym stwierdzeniu potrzeby podejmowania czynności zmierzających do pełnej elektronizacji zamówień publicznych, w tym również na etapie ich realizacji. Podjął również wymierne czynności, których efektem jest umożliwienie przedstawiania i przetwarzania informacji zawartych w fakturach w sposób zautomatyzowany i umożliwiający tak przekazywanie, jak i odbiór spójnych treści.

Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076) wprowadziła możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 stycznia 2022 r. Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to ma obecnie charakter fakultatywny, ale jak już wiadomo z dniem 1 lipca 2024 roku przerodzi się w obowiązek. Etap fakultatywny ma przyczynić się do nabrania doświadczenia przez podatników i administrację podatkową, a także przygotować ich do wprowadzenia powszechnego systemu e-fakturowania. Uznano, że dwuletni okres fakultatywnego e-fakturowania jest wystarczający do wprowadzenia obligatoryjnego rozwiązania.

Wprowadzenie obligatoryjnego e-fakturowania jest możliwe na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81).

Mamy zatem dwie platformy zgodne z wymaganiami ustawodawcy unijnego.

Bez wątpienia wdrożenie KSeF wpłynie na dotychczasowy system obsługi fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych przy wykorzystaniu tzw.: Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Jednak zaproponowane w ustawie zmieniającej ustawę VAT (wdrożenie KSeF) rozwiązania zapewnią współdziałanie tych dwóch systemów i wprowadzają również zmiany dostosowujące w ustawie o elektronicznym fakturowaniu. Zgodnie z założeniami funkcjonowania obligatoryjnego e-fakturowania, wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Warunkiem uznania faktury za fakturę ustrukturyzowaną będzie nadanie numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Data przydzielenia fakturze numeru KSeF będzie uznana za datę otrzymania faktury przez nabywcę.

Faktury wystawione w PEF po pozytywnej walidacji powinny uzyskać numer KSeF/UPO i powinny zostać udostępnione wystawcy takiej faktury w PEF. Wymagany ustawowo standard e-faktury PEF pozostałby w obrocie pomiędzy wystawcą i odbiorcą e-faktury w transakcjach B2G.

Korzyści z integracji obu systemów w zaproponowany sposób będą zarówno po stronie podatników (użytkowników PEF), jak też administracji podatkowej. Użytkownicy PEF będą mogli korzystać z usług udostępnionych przez KSeF tj.: walidacja semantyczna e-faktur, przechowywanie i dostęp do e-faktur w systemie, weryfikacja poprawności e-faktur. Jednocześnie administracja podatkowa będzie miała dostęp do wszystkich e-faktur, niezależnie czy zostały wystawione według standardu PEF, czy standardu KSeF. Administracja podatkowa będzie mogła w przyszłości wykorzystać rozwiązania zaimplementowane w PEF – w związku np. z planami Komisji Europejskiej dotyczącymi uregulowania kwestii e-fakturowania i wymiany tych dokumentów poprzez sieć PEPPOL.