Podróż do świata standardów EDI

Przydatne informacje o „esperanto XXI wieku”

Czy kiedykolwiek szukałeś standardów EDI w Google? Jeśli tak, prawdopodobnie natknąłeś się na takie terminy jak EDIFACT, EANCOM, ODETTE i GS1 XML. Nawet po przeczytaniu wyjaśnień dołączonych do tych terminów, może nadal nie być jasne, co dokładnie one oznaczają. Nie martw się, sprawy naprawdę nie są tak skomplikowane, jak się wydają. Myśl o standardach EDI jako o językach, które systemy ERP używają w tych firmach, które polegają na elektronicznej wymianie danych (EDI) do komunikacji z całym światem.

Pozwól, że będziemy twoim osobistym „tłumaczem” na tej „językowej przygodzie EDI” i przygotuj się na odkrywanie wspaniałych korzyści, jakie EDI może zaoferować twojej firmie.

1. Przygotowanie do podróży: krótki przegląd historyczny

Sukces międzynarodowy EDIFACT rozpoczął się w 1987 roku. Wtedy to ONZ opublikowało ten wielobranżowy standard ISO, który od tego czasu jest używany bezpłatnie przez firmy na całym świecie. Już w połowie lat 90. dostępnych było ponad 100 typów wiadomości. Dziś dostępnych jest łącznie 198 typów wiadomości. A jednak czasami mniej znaczy więcej.

2. Maksymalna prostota: Narodziny EANCOM

W języku EDI termin „wiadomość” może odnosić się do zamówień (ORDERS), powiadomień o dostawie (DESADV) lub faktur (INVOIC). Te wyrażenia są zawsze oznaczone sześcioliterowymi skrótami, które można przetłumaczyć na angielskie wyrażenia. Oprócz wymienionych przykładów warto zauważyć, że są to najczęściej używane typy. Istnieją również takie typy wiadomości EDIFACT, które są rzadko stosowane w praktyce.

Globalna społeczność GS1 pomogła zwiększyć praktyczność i przyjazność użytkownika EDIFACT. Pod koniec lat 80. zmniejszono liczbę typów wiadomości do 49, a na ich podstawie stworzono nowy standard, EANCOM, który nawiązuje do wcześniejszej nazwy firmy GS1. Z tych 49 typów wiadomości, 32 jest obecnie stosowanych tylko w Austrii. Partnerzy biznesowi wymieniają takie wiadomości na bieżąco za pomocą platformy EDITEL Polska.

Jednak EANCOM to tylko jeden z wielu dostępnych obecnie na świecie standardów. Sieci GS1, zarówno krajowe, jak i międzynarodowe, pracują nad podniesieniem tego standardu na wyższy poziom.

3. Osobiste dokumenty podróżne: dostawca dysponuje informacjami o standardach.

Załóżmy, że jesteś właścicielem mniejszej lub średniej firmy produkcyjnej, która produkuje żywność lub inne dobra konsumpcyjne i chcesz zostać dostawcą dla większej firmy detalicznej. W praktyce firma detaliczna poprosi Cię o elektroniczną wymianę dokumentów biznesowych, takich jak zamówienia, listy przewozowe i faktury, zgodnie z określonym standardem EDI, takim jak EDIFACT, EANCOM lub format GS1 XML. Zazwyczaj używany jest ten sam „język”, który firma detaliczna stosuje również w relacjach z innymi partnerami biznesowymi.

W większości przypadków firmy detaliczne podają jeszcze bardziej szczegółowe specyfikacje standardów. Załóżmy, że firma detaliczna określa standard „ECR EANCOM Austria XY wersja”. Pierwszą reakcją jest to, że większość dostawców, co zrozumiałe, tak naprawdę nie wie, o czym mówi, ponieważ nigdy wcześniej nie spotkali się z tymi terminami. To wyjaśnia, dlaczego wiele firm zwraca się do EDITEL. Czasami nawet same firmy detaliczne sugerują swoim dostawcom, aby skontaktowali się z nami. To porozumienie jest doskonałą decyzją, ponieważ my, jako partner ponad 20 000 firm, wiemy dużo o potrzebach firm detalicznych. Następnie zadajemy producentom bardzo ważne pytanie…

4. Kontrola końcowa przed startem: Z jakiego systemu ERP korzystasz?

Do elektronicznej wymiany danych z innymi firmami potrzebny jest system ERP (Enterprise Resource Planning). Oto ważne pytanie: Jakiego systemu ERP używasz? W rzeczywistości istnieje o wiele więcej opcji, niż mogłoby się wydawać. Paleta sięga od SAP, Oracle, SAGE, Microsoft Dynamics, po Macrologic, Softlab, XL, Optima, Subiekt, Wapro, by wymienić tylko kilka. EDI wymaga jednak innych funkcji, takich jak interfejsy importu i eksportu plików.

Interfejsy te umożliwiają eksport lub import danych z systemu ERP producenta. Rolą EDITEL Polska jest konwersja danych do formatów wskazanych przez Kupującego lub Sprzedającego łączącego obydwie Strony komunikacji.

5. Wyjazd: wybór właściwego kanału komunikacji

Do transportu danych plików EDI wykorzystywane są różne kanały komunikacji. Kanały komunikacji są wskazywane przez firmy w przewodnikach implementacyjnych (guidelines). Do najczęściej wykorzystywanych należą kanały AS2, AS4, poczta x400 oraz autorskie oprogramowania operatorów EDI (najczęściej nazywane w Polsce Connectorami). „Środkiem dostawy” jest zazwyczaj Internet.

6. Unikanie szoku kulturowego: różne branże, różne specyfikacje

Aby lepiej zaspokoić potrzeby specyficzne dla branży, z czasem opracowano tak zwane podzbiory na podstawie EDIFACT. Na przykład przemysł motoryzacyjny jest objęty przez ODETTE i VDA, przemysł tekstylny przez EDITEX, a przemysł dóbr konsumpcyjnych przez EANCOM EDI. Istota jest zawsze taka sama: kupujący dają dostawcom „język”, w którym muszą się komunikować, a komunikacja odbywa się w tym języku.

Rola Operatora EDI (EDTEL) to konwersja danych i doradztwo w budowaniu struktury pliku jaki importuje lub eksportuje system ERP naszego Klienta.

7. Podróżuj i ucz się: poszerz swoją wiedzę na temat standardów EDI

Aby użytkownicy byli na bieżąco ze standardami EDI, grupy robocze ECR spotykają się regularnie. W tych grupach roboczych uczestniczą przedstawiciele wszystkich zainteresowanych stron. Należą do nich detaliści, firmy produkujące dobra konsumpcyjne i dostawcy usług logistycznych. Te grupy robocze omawiają, jakie informacje powinny być zawarte w wiadomości zamówienia i jakie informacje partnerzy uważają za ważne.

Poniższy przykład ilustruje, jak dobrze sprawdza się to poszukiwanie wspólnego „języka”: ponad 60 krajów polega na elektronicznej wymianie danych opartej na standardach GS1 EDI. Zaletą dla użytkowników jest to, że nie muszą uczyć się skomplikowanych terminów technicznych. Zamiast tego mogą po prostu przekazać proces techniczny dostawcy EDI. Ważne jest jednak, aby zapoznać się z kontekstem. Pozwoli to zrozumieć „te języki” i podjąć pierwsze kroki w kierunku połączenia EDI.

Czy jesteś zainteresowany nauką EDI jako nowego języka? Czy chciałbyś używać go od razu? Kliknij TUTAJ, aby dowiedzieć się, jak rozpocząć pracę z EDI. A jeśli masz dodatkowe pytania, skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego w zakładce Kontakt.