Redukcja kosztów poprzez przejście na EDI
Pieniądze mają znaczenie: kiedy firmie opłaca się przejść na EDI?
Czy nie byłoby wygodniej, gdybyś nie musiał już wymieniać wszystkich zamówień, awiz wysyłki i faktur ze swoimi partnerami biznesowymi za pomocą faksu, poczty elektronicznej, a nawet poczty, ale wszystko odbywało się automatycznie za pośrednictwem elektronicznej wymiany danych (EDI)? Doświadczenie pokazuje również, że jest mniej miejsca na błędy. A potencjał jest jeszcze większy: automatyzacja procesów zmniejsza obciążenie pracowników i sprawia, że są oni dostępni do innych zadań. Nie ulega również wątpliwości, że biorąc pod uwagę wszystkie czynniki, EDI może znacznie obniżyć koszty.
Stara zasada kupiecka nie straciła nic ze swojej aktualności nawet w 2022 roku: zaoszczędzenie jednego euro jest łatwiejsze niż bolesne zarobienie jednego euro ciężką pracą. Często zadawane i bardzo uzasadnione pytanie w obszarze elektronicznej wymiany danych (EDI) jest następujące: ile firma może zaoszczędzić na wynikach finansowych, przechodząc z faktur papierowych na faktury elektroniczne? I o ile więcej euro będzie miała w kieszeni, jeśli firma przełączy cały proces Order2Cash na elektroniczną wymianę danych? Oznacza to, że cały proces byłby elektroniczny, od zamówień przychodzących do fakturowania. Przyjrzyjmy się temu krok po kroku.
Indywidualne czynniki
Zanim przejdziemy do szczegółów, pamiętajmy, że konkretne oszczędności zawsze będą zależeć od kilku czynników, w tym następujących: w jaki sposób wcześniej odbywała się wymiana dokumentów biznesowych (pocztą, faksem, pocztą elektroniczną itp.)? Z iloma partnerami chciałbyś korzystać z EDI w przyszłości? Jaki jest roczny wolumen dokumentów? Jakiego rodzaju infrastruktura techniczna istnieje? Jakie doświadczenie i model cenowy ma potencjalny dostawca usług EDI, któremu można powierzyć połączenie? To tylko kilka z wielu pytań, które powinieneś sobie zadać.
Potencjał oszczędności dla samych faktur jest wysoki
Oprócz czynników specyficznych dla firmy, istnieją międzynarodowe obliczenia i badania. Są one bardzo wnikliwe, jeśli chodzi o przybliżony potencjał oszczędności. Zacznijmy od dokumentu, który jest szczególnie interesujący z perspektywy EDI, a mianowicie faktury. Przy określaniu potencjalnych oszczędności ma znaczenie, czy otrzymujesz, czy wysyłasz faktury.
Badanie przeprowadzone przez Billentis przeanalizowało potencjał oszczędności związany z e-fakturami, który chciałbym przedstawić we fragmentach.
Przykładowa kalkulacja:
Źródło: Billentis/projekt graficzny EDITEL
*Scenariusz: firma produkcyjna zatrudniająca 5000 pracowników, koszty osobowe: 60 euro/godzinę (w tym koszty ogólne, stacje robocze itp.), 1,5 strony na fakturę (choć w praktyce faktury są często jeszcze dłuższe i potencjał oszczędności jest jeszcze większy)
Potencjał oszczędności wynoszący około 60 procent brzmi bardzo atrakcyjnie. Jeszcze lepiej jest, gdy to ty jesteś odbiorcą faktury, bo wtedy możesz zaoszczędzić nawet 64%, co ilustruje poniższy wykres.
Przykładowe obliczenia:
Źródło: Billentis/projekt graficzny EDITEL
*Bez uwzględnienia indywidualnych oszczędności
Oszczędności dla każdego procesu Order2Cash
Kolejne interesujące badanie GS1 jest dostępne dla transakcji Order2Cash. Chociaż badanie to zostało przeprowadzone kilka lat temu, pozostaje ono dość istotne. Badanie to wykazało, że łącznie można zaoszczędzić prawie 800 milionów euro rocznie dzięki zastosowaniu standardów EDI GS1, począwszy od procesu zamawiania aż po fakturowanie (zamówienie zakupu, odbiór towaru, faktura, automatyczne dopasowanie danych podstawowych). W rozbiciu na pojedynczy proces Order2Cash daje to oszczędności do 51 euro.
Zmniejszenie nakładu pracy dzięki cyfryzacji
Wychodząc poza modele obliczeniowe, staje się oczywiste, że przejście na elektroniczną wymianę danych ma jeszcze jedną istotną zaletę. W zależności od branży, koszty personelu są bardzo istotnym czynnikiem kosztowym w większości firm. Automatyzacja procesów umożliwia dobrze wyszkolonym pracownikom zajęcie się bardziej produktywnymi działaniami, pojawia się dodatkowy potencjał do odkrywania nowych możliwości biznesowych.
Jak wynika z najnowszego badania KPMG „Cyfryzacja w księgowości 2021”, wiele firm i ich działów księgowości zareagowało na pandemię, podejmując konkretne kroki w kierunku cyfryzacji. 61 procent ankietowanych firm stwierdziło, że COVID-19 przyspieszył cyfryzację w obszarze księgowości. Ważnym czynnikiem jest to, że cyfryzacja często wpływa nie tylko na działy księgowości, ale także na wiele innych działów. Jeśli zasoby, procesy i obszary odpowiedzialności są redystrybuowane lub redefiniowane w ramach holistycznej strategii IT, w perspektywie średnio- i długoterminowej pojawiają się ogromne możliwości.
Moi koledzy i ja z przyjemnością spotkamy się z Tobą osobiście, aby omówić potencjał oszczędności związany z EDI w Twojej firmie. Po prostu zadzwoń do nas lub skorzystaj z pola kontaktowego (po prawej stronie), aby wysłać nam swoje zapytanie.
O autorze
O autorzeChristoph Stenech
Dyrektor sprzedaży w EDITEL Austria
O firmie EDITEL
EDITEL, dostawca usług EDI, jest wiodącym międzynarodowym dostawcą rozwiązań EDI (EDI = Electronic Data Interchange). Firma specjalizuje się w optymalizacji procesów łańcucha dostaw dla firm każdej wielkości i we wszystkich branżach.
Zdjęcie portretowe, copyright Editel/Petra Spiola
Zdjęcie symbolu, copyright iStock, copyright metamorworks
Graficzne prawa autorskie EDITEL Austria GmbH
