RÓŻNE „JĘZYKI URZĘDOWE” E-FAKTUR W UE

Krótka instrukcja pomyślnego realizowania transmisji w Niemczech

Od 27 listopada 2020 r. urzędy federalne w Niemczech akceptują wyłącznie faktury elektroniczne. Wymagany format takie faktury nosi nazwę XRechnung. Władze włoskie akceptują tylko FatturaPA, węgierskie – System NAV, podczas gdy w Austrii akceptowany jest wyłącznie format ebInterface. Co więcej, każdy kraj przewiduje inne terminy wdrożenia. Terminy wdrożenia obowiązku e-fakturowania różnią się nawet w urzędach regionalnych i lokalnych w Niemczech. Gerd Marlovits, dyrektor generalny międzynarodowego dostawcy usług EDI EDITEL, radzi niemieckim firmom, jak poradzić sobie z tą sytuacją oraz jaką opcję transmisji wybrać.

Według badania rynku przeprowadzonego w 2019 roku przez firmę Billentis, w ubiegłym roku na całym świecie wystawiono łącznie 500 miliardów faktur, z czego 90 procent to faktury papierowe. Podejście UE do tego rozwiązania jest od wielu lat bardzo krytyczne, bo oznacza ono marnowania zasobów, nieefektywność oraz błędy. W 2014 roku, poprzez wprowadzenie dyrektywy UE 2014/55/UE Unia utorowała drogę do e-fakturowania. Wymóg ten dotyczy wszystkich firm, które wysyłają faktury do urzędów państwowych. „Transponowanie tej dyrektywy do prawa krajowego odbywa się w różnym czasie, a prawie każdy kraj stosuje inne standardy fakturowania”, wyjaśnia Gerd Marlovits, dyrektor generalny dostawcy usług EDI EDITEL. Gerd Marlovits jest ekspertem w dziedzinie elektronicznej wymiany danych (EDI). Dzięki biurom EDITEL za granicą zawsze ma najnowszą wiedzę na temat wydarzeń na rynkach międzynarodowych.

Doświadczenia w zakresie e-fakturowania w innych krajach

W Austrii, firmy świadczące usługi lub dostarczające towary do rządu federalnego mają od 2014 r. obowiązek przesyłania faktur elektronicznych w formacie eBInterface. „To właśnie nasza firma od wielu lat wspiera biznes w zakresie przesyłania faktur do urzędów publicznych za pośrednictwem centrum danych eXite. Na życzenie zajmujemy się również archiwizacją danych zgodnie z wymogami prawa – mówi ekspert. W przypadku niemieckich klientów przesyłających faktury do urzędów niemieckim, EDITEL konwertuje dane do formatu XRechnung i przekazuje je odpowiednim organom za pośrednictwem międzynarodowej sieci PEPPOL. „Dzięki naszemu wieloletniemu doświadczeniu w e-fakturowaniu urzędów w Europie Środkowej i Wschodniej, EDITEL może doskonale poradzić sobie z obecną sytuacją. Ale różne standardy w różnych krajach, a także różne terminy pokazują, że pełny potencjał e-faktur w zjednoczonej Europie można osiągnąć wyłącznie dzięki wiedzy specjalistycznej” – stwierdza Gerd Marlovits.

Różnice także na poziomie lokalnym i regionalnym

Od 27 listopada 2020 r., niemieckie firmy mają obowiązek przedkładania e-faktur w urzędach federalnych. Wyjątki dotyczą wyłącznie małych faktur o wartości do 1000 EUR. Faktury można przesyłać elektronicznie nawet przed upływem terminu, a to dzięki temu, że infrastrukturę techniczną w urzędach federalnym wykorzystuje się już od jakiegoś czasu. Jednak na poziomie regionalnym i lokalnym sytuacja jest inna. Terminy obowiązywania i wymogi prawne mogą się znacznie różnić. W niektórych landach e-fakturowanie w odniesieniu do urzędów publicznych jest obowiązkowe, podczas gdy w innych pozostaje wciąż opcją.

Różne standardy fakturowania w zjednoczonej Europie*

• Niemcy: XRechnung, ZUGFeRD
• Polska: PEF (UBL), KSeF
• Austria: eBInterface
• Węgry: System NAV
• Włochy: FatturaPA
• Francja: Factur-X
• Hiszpania: FACTURAe
• Szwecja: Svefaktura
• Portugalia: SaftPT
• Szwajcaria: ZUGFeRCH

*Wybrane kraje