e-Faktura – faktura elektroniczna

O e-fakturach wiemy wszystko. E-fakturowanie B2B czy B2G. W dowolnym formacie – EDI, KSeF, PEF, Peppol, XRechnung …

Wysyłaj e-faktury i oszczędzaj! Fakturowanie elektroniczne, zwane również e-fakturowaniem lub najprościej e-fakturą, pomaga usprawnić proces fakturowania zarówno w krótkim, jak i długim okresie. Według międzynarodowych badań można zaoszczędzić nawet do 51 EUR na każdym procesie od zamówienia do faktury (O2C).

Stosowanie e-faktury wiąże się z wieloma zaletami:

• Wysoka jakość danych
• terminowość – e-faktura może być dostarczona natychmiast, bezpośrednio do systemu odbiorcy,
• oszczędność – dzięki fakturom elektronicznym oszczędzamy nie tylko na papierze i tonerze, ale również na kosztach przesyłki pocztowej i archiwizacji,
• bezpieczeństwo – brak ryzyka uszkodzenia i zmniejszone ryzyko niedostarczenia faktury elektronicznej,
• komfort – prosta archiwizacja generująca niskie koszty, możliwość obioru dokumentu w każdym miejscu zapewniającym dostęp do internetu,
• Zrównoważone rozwiązanie

Rozwiązania EDITEL do e-faktur

EDITEL oferuje indywidualne rozwiązania e-faktur zarówno dla wystawców faktur, jak i odbiorców faktur. Integralność danych i zgodność z prawem mają kluczowe znaczenie. EDITEL spełnia wszystkie wymogi prawne na wszystkich etapach – od wystawienia faktury po archiwizację.

Faktury elektroniczne a prawo

W Polsce faktury elektroniczne mogą być używane na podstawie znowelizowanej Ustawy o VAT, do której zmiany na ten temat wprowadzono 1 stycznia 2014 roku (art. 2 pkt 31 i 32 ustawy VAT). Nowelizacja ustawy wprowadziła definicję faktur w formie elektronicznej, która jest odzwierciedleniem definicji przyjętej w art. 217 dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym dyrektywą 2010/45/UE.

Przepisy wskazują, że faktura VAT to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. E-faktura (faktura elektroniczna) w myśl ustawy to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana drogą elektroniczną w dowolnym formacie elektronicznym.

Dodatkowo od 18 kwietnia 2019 r. zaczęła obowiązywać ustawa o elektronicznym fakturowaniu (e-faktura) w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Na mocy ustawy o elektronicznym fakturowaniu z dnia 9 listopada 2018 r. zmienione zostały w Polsce zasady przesyłania faktur w ramach zamówień publicznych, wg nich zamawiający zgodnie z prawem o zamówieniach publicznych mają obowiązek: odbioru, przechowywania oraz przetwarzania faktur w formie elektronicznej (e-faktura). Ustawa umożliwia też wzajemne przesyłanie między wykonawcą a zamawiającym innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które są związane z realizacją umowy zawartej w sprawie zamówienia publicznego.

Zgodnie z ustawą o VAT elektroniczna faktura (e-faktura) musi spełnić poniższe warunki:

• Autentyczność pochodzenia,
• Integralność treści
• czytelność

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza, że nie powinno być wątpliwości co do tożsamości podmiotu wystawiającego fakturę. Integralność treści natomiast oznacza, że na fakturze – nie dokonano zmiany danych. Czytelność oznacza, że e-faktura powinna w czytelny sposób prezentować wszystkie wymagane informacje.

Ważne!

Wystawianie i wysyłanie faktur w formie elektronicznej (E-faktury) jest możliwe i zgodne z polskim i europejskim prawem już od wielu lat.

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają także możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

E-faktura wysłana online za pomocą systemu EDI nie musi posiadać podpisu elektronicznego. Sam sposób szyfrowania i przesłania faktury gwarantuje jej autentyczność i integralność.

W formie elektronicznej można wystawiać, przesyłać i odbierać:

• faktury VAT,
• faktury korygujące,
• noty korygujące,
• duplikaty faktur.

Jak wygląda elektroniczna faktura?

E-faktury muszą spełniać ogólne warunki dotyczące faktury określone w art. 106e ustawy o VAT, tj. m.in. datę wystawienia, numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, numer VAT, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, stawkę podatku, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku czy kwotę należności ogółem.

Prawo nie precyzuje, w jakim formacie musi być wystawiona faktura elektroniczna. Przedsiębiorcy najczęściej posługują się obrazem e-faktury PDF, ale prawdziwa faktura ustrukturyzowana, to dokument w formacie na przykład XML (tak jak w przypadku JPK) czy Edifact. Zasadą jest – w aktualnym stanie prawnym – , że w przypadku wysyłki e-faktury (B2B, B2C), należy uzyskać zgodę odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych. Natomiast w przypadku e-faktury w administracji publicznej taka zgoda nie jest wymagana – ustawa obliguje jednostki publiczne do odbioru e-faktur.

Walidacja faktur elektronicznych EDI

Za sprawą systemu komunikacji EDI korzystanie z elektronicznych faktur jest jeszcze prostsze. Dzięki prowadzonej przez nas walidacji w jednej chwili możesz mieć pewność, że e faktura jest poprawna pod względem rachunkowym – ma prawidłowo obliczony podatek, kwalifikację do odpowiedniego okresu księgowego, prawidłowy termin wykonania usług, termin płatności itp., a także pod względem biznesowym – cechuje ją właściwa struktura, data wystawienia, numer dowodu dostawy i inne dane. Walidacja e-faktury bazuje na ustalonych z Klientem regułach i pozwala bardzo szczegółowo sprawdzić dokument.

Uzupełnieniem walidacji e-faktur jest „matching”, czyli zestawianie faktur z zamówieniami zakupu, dowodami przyjęcia towaru (PZ) i innymi dokumentami logistycznymi. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrycie ewentualnych niezgodności pomiędzy fakturami a dokumentami logistycznymi i szczegółami dostawy.

Bezpieczne archiwum e-faktur – zamiast szukać w segregatorze zaloguj się online!

Dbamy również o bezpieczne przechowywanie e-faktur z zapewnieniem ich autentyczności, integralności treści i czytelności. Do zarchiwizowanych dokumentów zapewniamy dostęp każdej uprawnionej osobie w dowolnym czasie online poprzez nasz system. System bezpieczeństwa obejmujący m.in. proces nadawania uprawnień użytkownikom gwarantuje pełną ochronę przechowywanych faktur elektronicznych.

Nasze Cyfrowe Archiwum pozwala przechowywać faktury w formie elektronicznej zgodnie z wymogami wynikającymi z Ustaw o podatku VAT i Ustawy o rachunkowości. System wspomaga też na szybkie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów. Aplikacja umożliwia, w dowolnym czasie i miejscu mieć dostęp online do swoich faktur.