Tradycja i Jakość wdrożyła elektroniczną wymianę danych

Polska tradycja i przyszłościowy sposób myślenia

Przykład firmy Tradycji i Jakość Sp. z o.o. pokazuje, że coraz częściej po EDI sięgają także mniejsi detaliści. Mijają 3 lata odkąd T&J korzysta z elektronicznej wymiany danych, wprowadzonej przez EDISON SA.

Tradycja i nowoczesność

Tradycja i Jakość Sp. z o. o. (T&J ) to polska firma z ciekawymi korzeniami. Od 1989 roku funkcjonowała jako Społem Powszechna Spółdzielnia Spożywców Północ we Wrocławiu. Przekształcona ustawowo w 2015 roku tworzy obecnie sieć sprzedaży składającą się z 13 placówek handlowych. Do jednych z bardziej prestiżowych należą Delikatesy T&J w Pasażu Grunwaldzkim. T&J to przedsiębiorstwo, w którym głęboko zakorzenione tradycje polskiego handlu idą w parze z nowoczesnością. W 2019 roku firma podjęła współpracę z EDISON S.A. i od tamtej pory konsekwentnie wdraża komunikację EDI jako wiodącą formę wymiany dokumentów ze swoimi dostawcami.

Wdrożenie usługi EDI

Samo wdrożenie EDI i uruchomienie systemu archiwizacji faktur SAFE trwało tydzień. Natomiast przygotowanie się do realizacji projektu zajęło T&J około 4 miesięcy. Technologia EDI wdrażana była stopniowo. Zaczęto od automatycznej obsługi załączników e-mail. Były one dodatkiem do wersji papierowej dokumentu, a ich celem było ułatwienie wprowadzenia dokumentu do obiegu wraz z pozycjami towarowymi. Następnie wprowadzono obsługę komunikatów EDI we współpracy z operatorem, czyli firmy Edison. Edison zweryfikował plik XML, który T&J tworzyła już wcześniej, przeprowadził niezbędne szkolenia, a następnie zestawił połączenie i zrealizował wdrożenie pilotażowe na grupie 5 dostawców. Wszystko po to, by wyeliminować ewentualne problemy przy realizacji wdrożenia ze wszystkimi partnerami handlowymi.

Odejście od papieru

Po zamknięciu etapu pilotażowego otrzymano listę firm, które wyraziły wcześniej chęć wymiany dokumentów w formacie EDI i zaczęto je podłączać do systemu. W 2019 r. zrealizowano rollout dla firm, które jeszcze nie korzystały z komunikacji EDI. Projekt obejmował wymianę komunikatów INVOIC (faktury) i ORDERS (zamówienie), system automatycznej konfrontacji faktur i faktur korygujących z dowodami dostaw i zwrotami, a także wymianę komunikatu APERAK – potwierdzeń odebrania faktury. Po uruchomieniu kanału komunikacji elektronicznej przez Edison z większością dostawców, można było stopniowo rezygnować z wersji papierowej dokumentów.

Korzyści

Korzyści, jakie niesie EDI to przede wszystkim wyeliminowanie dużej część pracy manualnej związanej z przetwarzaniem dokumentów. Tradycja i Jakość nie działa w takiej skali jak najwięksi detaliści, niemniej przy ponad 100 tys. dokumentów automatyzacja bardzo skraca czas związany z ich procesowaniem. Pierwotnie zajmowało ono ok. tygodnia, z czasem zmniejszyło się do minut. W efekcie dzięki EDI ograniczone zostało także papierowe archiwum i wyeliminowano problemy zagubionych faktur, co poprawiło płynność. Dodatkowo, co bardzo ważne, do minimum ograniczona została liczba błędów. T&J stała się też bardziej atrakcyjna dla dużych dostawców. Sieci handlowe mogą negocjować lepsze stawki zakupu, gdy obsługują komunikaty EDI, bo tym samym ułatwiają pracę swojemu dostawcy.