Wdrożenie komunikacji EDI dla Polskich Składów Armatury

Spółka Polskie Składy Armatury powstała 20 lat temu w 2004 roku i dzisiaj w jej skład wchodzi 17 firm w Polsce. Dzięki wieloletniej współpracy z ponad 130 dostawcami PSA jest atrakcyjnym partnerem na polskim rynku, z dużym doświadczeniem w branży wodnej, kanalizacyjnej i gazowej.

Głównym celem firmy Polskie Składy Armatury sp. z o.o. jest zwiększenie konkurencyjności rynkowej i dostarczanie członkom grupy, jak również firmom stowarzyszonym w PSA, najatrakcyjniejszych warunków zakupowych u renomowanych producentów w branżach: wodnej, kanalizacyjnej i gazowej. Nic zatem dziwnego, że Grupa PSA – mając na celu zwiększanie konkurencyjności – zdecydowała się na wdrożenie elektronicznej wymiany danych. Automatyzacja procesów w łańcuchu dostaw to jeden z czynników sukcesu w szeroko rozumianym handlu. W ten sposób firma mogła także zminimalizować ryzyko wystąpienia ludzkich błędów.

Dopasowane rozwiązanie

W początkowej fazie projektu eksperci EDITEL Polska przeprowadzili analizę potrzeb klienta. Dzięki temu mogli dostosować zaproponowane rozwiązania. 

Wdrożenie dla Grupy PSA nie było zwyczajnym procesem. Grupę tworzy 17 firm, a każda posiada swój odrębny system informatyczny. Zatem w przypadku całej Grupy mieliśmy do czynienia z pierwszym wdrożeniem – na poziomie centrali grupy oraz z pozostałymi jak do tej pory 12 wdrożeniami dla poszczególnych firm – akcjonariuszy. Większość firm z Grupy zastosowała rozwiązanie w pełni automatyczne – pełną integrację systemu ERP z infrastrukturą EDI z wykorzystaniem dedykowanego oprogramowania oferowanego przez EDITEL Polska. Innym sposobem na pełną integrację jest wykorzystanie API. W niektórych przypadkach konieczne było zastosowanie rozwiązania portalowego (WebEDI), które pozwala korzystać z komunikacji EDI od razu i bez żadnych przygotowań po stronie systemów informatycznych. Rozwiązanie WebEDI można zastosować wszędzie tam, gdzie system informatyczny wymaga dostosowania do pełnej integracji – do tego czasu rozwiązanie portalowe umożliwia korzystanie z komunikacji EDI. Wszystkie wdrożone firmy uzyskały dodatkowo dostęp do usługi archiwizacji faktur elektronicznych. 

Rozwiązania EDI firmy EDITEL Polska zostały zaprojektowane tak, aby umożliwić integrację z każdym systemem ERP, co było szczególnie istotne w kontekście różnorodności technologicznej wśród firm tworzących Grupę PSA.  

Efekt wdrożenia

Projekt wdrożenia rozpoczął się w czerwcu 2021 r. W tym czasie w centrali PSA zaledwie 2 na 10 faktur było przetwarzanych za pośrednictwem EDI. W kolejnych miesiącach ta liczba zaczęła rosnąć i tak w grudniu 2023 r. wyniosła już 4 na 10 faktur. Projekt wciąż jest otwarty i w dalszym ciągu dołączają do niego nowi dostawcy, którzy chcą usprawnić swoją komunikację biznesową z Grupą PSA. 

Opinia jednego z użytkowników systemu EDI, przedstawiciela Polskich Składów Armatury, jest najlepszym podsumowaniem całego projektu:

„Wymiana elektroniczna faktur zdecydowanie usprawniła i przyspieszyła naszą pracę, jesteśmy bardziej efektywni. Dzięki xml możemy w tym samym czasie przyjąć znacznie większą ilość dokumentów, na tę chwilę nie wyobrażam sobie pracy bez tego narzędzia”.