Wszystko, co musisz wiedzieć o Web EDI dla MŚP

Web EDI to idealne rozwiązanie EDI dla potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Zastanawiasz się, dlaczego tak jest? W tym poście na blogu wyjaśnię dlaczego.

Czy słyszałeś o Web EDI i zastanawiałeś się, czy byłby to dobry wybór dla Twojej firmy? A może któryś z Twoich partnerów biznesowych zalecił połączenie z Web EDI jako świetny pierwszy krok w kierunku EDI dla MŚP? Jako ekspert międzynarodowego dostawcy usług EDI EDITEL na co dzień zajmuję się kwestiami związanymi z elektroniczną wymianą dokumentów biznesowych przez Internet (tzw. Web EDI). Poniżej przedstawię kilka przydatnych odpowiedzi, a także konkretne wskazówki i wskazówki dla MŚP.

Dlaczego warto korzystać z Web EDI?

Załóżmy, że Twoja firma produkuje warzywa, hoduje ryby lub przetwarza świeże mięso i dostarcza te produkty do sklepów detalicznych. I załóżmy, że nie otrzymujesz jeszcze zamówień „w nowoczesny sposób” – czyli elektronicznie. W takim przypadku sklepy detaliczne prawdopodobnie składają zamówienia za pomocą poczty elektronicznej, faksu lub – w bardzo pilnych przypadkach – również telefonicznie. Przetwarzasz te dane zamówienia ręcznie i używasz ich do przygotowania dostaw. Następnie wypełniasz zamówienia, wystawiasz potwierdzenie wysyłki i wysyłasz fakturę pocztą tradycyjną. Na koniec musisz także zarchiwizować swoje dokumenty. W tym celu prawdopodobnie umieścisz wydruki z zamówień, potwierdzenia wysyłki, faktury, korekty itp. w folderze. Cały proces jest dość żmudny, a także bardzo podatny na błędy.

Jak dokładnie działa Web EDI? Proszę podać praktyczny przykład dla MŚP.

Załóżmy, że jesteś winiarzem, który dostarcza wino do sklepów detalicznych. Uczestniczące sklepy detaliczne mogą korzystać z Web EDI, aby wysyłać zamówienia cyfrowe w standardowym formacie. Jest bezpośredni i dzieje się niemal w czasie rzeczywistym. Nawiasem mówiąc, termin techniczny dla zamówień elektronicznych to ZAMÓWIENIA. Po otrzymaniu zamówienia natychmiast otrzymasz powiadomienie o nim. Następnie możesz zalogować się do portalu internetowego za pomocą swoich danych dostępowych, aby wyświetlić zamówienie i żądaną datę dostawy. Po wypełnieniu zamówienia i przygotowaniu do wysyłki skorzystasz z portalu, aby powiadomić klienta o zbliżającej się dostawie i automatycznie wysłać potwierdzenie wysyłki (DESADV). Większość danych jest wygodnie pobierana z wcześniej otrzymanego zamówienia. Następnie wykorzystasz te dane oraz uzgodnione ceny i warunki płatności do natychmiastowego wystawienia faktury (FAKTURY). I to wszystko! Wszystkie te kroki są przejrzyste i mogą być w pełni śledzone przez Ciebie i Twoich klientów detalicznych. Na portalu dostępna jest również elektroniczna archiwizacja dokumentów odporna na manipulacje.

ZAMÓWIENIA, DESADV… Czy naprawdę muszę to wszystko wiedzieć?

Istnieje tylko kilka terminów technicznych, z którymi powinieneś się zapoznać z czasem. Mówiąc najprościej, system opiera się na języku EDI, który jest zrozumiały dla użytkowników na całym świecie. Ten język nazywa się EDIFACT. Ściśle mówiąc, istnieje ponad 200 typów wiadomości EDIFACT, ale tylko kilka jest powszechnie używanych na portalach Web EDI dla MŚP, w tym ORDERS, DESADV i INVOIC. Jeśli zastanawiasz się, dlaczego INVOIC brakuje „e” na końcu, pamiętaj, że skróty dla wszystkich typów wiadomości są znormalizowane i są ograniczone do sześciu wielkich liter. Skrót ten jest uzupełniany przez  numer GLN (= Global Location Number), który identyfikuje Twoją firmę, oraz numer EAN (zwany również GTIN lub Global Trade Item Number) do identyfikacji produktu. I to by było na tyle, jeśli chodzi o żargon EDI.

Czym różnią się w pełni zintegrowane systemy EDI?

Nic dziwnego, że wysokowydajne systemy EDI dla dużych firm oferują liczne możliwości techniczne i zalety. Wymagają one jednak również starannej integracji z istniejącymi systemami ERP i innymi systemami informatycznymi. Jednak często firmy z ograniczoną liczbą dokumentów biznesowych przekonają się, że opłacalne EDI za pośrednictwem portalu internetowego to wszystko, czego potrzebują. Podobnie jak w przypadku internetowej poczty e-mail (GMX, Gmail), do korzystania z systemu potrzebny jest dostęp do Internetu, tak aby użytkownik potrzebował jedynie komputera i dostępu do Internetu. Nie ma też potrzeby wdrażania czegokolwiek w firmie. Wymiana dokumentów handlowych może rozpocząć się natychmiast. Portal Web EDI firmy EDITEL nosi nazwę tradeIT. Można go wykorzystać do dotarcia do wszystkich głównych austriackich partnerów handlowych w ich „języku”.

Jeden z partnerów biznesowych mojej firmy chce, żebym przeszedł na EDI. Co może być tego przyczyną?

Ze względu na wydajność, czy dużym detalistom wygodnie jest,  aby jak najwięcej ich dostawców dóbr konsumpcyjnych korzystało z połączenia EDI? Dzięki temu mogą otrzymywać wszystkie dane w ustrukturyzowanym formacie i automatycznie przetwarzać je we własnych systemach informatycznych. W renomowanych korporacjach, w tym SPAR, Billa, Billa Plus, Penny, Metro, detalicznych członkach organizacji Markant i innych dyskontowych detalistach, elektroniczna wymiana danych dokumentów biznesowych (EDI) od wielu lat zapewnia doskonałe wyniki. Ponadto jedną z wielu zalet Web EDI jest to, że dane podstawowe dostawcy, sprzedawcy detalicznego i artykułu mogą być definiowane w systemie. Są one następnie automatycznie dodawane do zamówień, potwierdzeń wysyłki i faktur. Lub, jak powiedzielibyśmy w żargonie EDI: są one automatycznie dodawane do ORDERS, DESADV i INVOIC.

Gdzie mogę uzyskać pomoc eksperta w przypadku pytań dotyczących elektronicznej wymiany danych dla MŚP?

Jeśli masz jakieś pytania, moi koledzy i ja chętnie pomożemy.

O autorze

Neda Egger

Business Development Managerin w EDITEL Austria.