Wywiad z Tomaszem Kucielem na temat ViDA

Przygotowanie do ViDA: dlaczego e-faktury to tylko wierzchołek góry lodowej

Obecna propozycja legislacyjna UE „VAT in Digital Age” (ViDA) ma na celu dostosowanie systemu VAT w UE do ery cyfrowej. Dotyczy to wszystkich firm we wszystkich sektorach, szczególnie w kontekście transgranicznego przepływu towarów i usług.

Nowa dyrektywa ma na celu zmniejszenie obciążenia administracyjnego i kosztów dla firm, ograniczenie biurokracji na rynku wewnętrznym B2B oraz uproszczenie obowiązków podatkowych. Kolejnym celem jest zwalczanie oszustw podatkowych. Z jednej strony ViDA przyniesie uproszczenia, np. poprzez procedury jednolitego punktu kontaktowego (jeden numer VAT z dowolnego kraju UE wystarczy, aby móc prowadzić działalność we wszystkich krajach w przyszłości). Z drugiej strony, wprowadzone zostaną nowe obowiązki dotyczące raportowania cyfrowego dla sprzedaży transgranicznej (e-raportowanie) oraz obowiązkowe wystawianie tzw. e-faktur. Wszystkie firmy mogą być potencjalnie dotknięte, ponieważ ViDA obejmuje również opcjonalne krajowe obowiązki raportowania.

Prezydencja Belgii w Radzie UE uwzględniła ViDA na liście swoich priorytetów. Chociaż obowiązkowe wdrożenie e-raportowania i e-fakturowania planowane jest najwcześniej na 1 stycznia 2028 roku, wymaga to długoterminowego planowania, szczególnie w odniesieniu do (cyfrowych) łańcuchów dostaw i systemów ERP.

Tomasz Kuciel, Prezes EDITEL Polska S.A. oraz szef Centrum Kompetencyjnego ViDA w EDITEL, dzieli się w wywiadzie, jak firmy mogą najlepiej się do tego przygotować.

Panie Tomaszu, jaki wpływ będzie miała proponowana przez UE ViDA na rozliczanie transgranicznych transakcji B2B?

Przede wszystkim ważne jest zrozumienie, że głównym celem agendy ViDA i programów krajowych już wdrożonych we Włoszech, na Węgrzech i w Polsce nie jest e-fakturowanie, ale e-raportowanie. Celem jest zwalczanie luk w VAT i oszustw podatkowych typu karuzelowego. Podczas gdy Austria i Niemcy niedawno odnotowały lukę w VAT na poziomie 2,8 procent, we Włoszech wynosi ona 10,8 procent, a w Rumunii aż 36,7 procent (stan na 2021 rok). Inicjatywa ma na celu uczynienie systemu VAT bardziej efektywnym, prostszym i odpornym na oszustwa, jednocześnie redukując zniekształcenia konkurencji. Agenda ViDA przewiduje wprowadzenie elektronicznego raportowania wszystkich transakcji transgranicznych w czasie rzeczywistym do 2028 roku – możliwie do 2030 roku. Ponadto, elektroniczne fakturowanie oparte na danych strukturalnych zostanie ustanowione jako standardowa procedura dla transakcji krajowych. Według szacunków, zniesienie starych obowiązków raportowania w UE może prowadzić do oszczędności kosztów rzędu około 35 miliardów EUR w ciągu dziesięciu lat.

Czy firmy będą mogły nadal wysyłać faktury PDF za pomocą e-maila w przyszłości? Jak będzie wyglądało elektroniczne fakturowanie?

Elektroniczne faktury, a w szczególności dane do zgłoszenia organom podatkowym, muszą być strukturalne, tj. w formacie XML lub EDIFACT, jak to znamy ze świata Elektronicznej Wymiany Danych (EDI). Tylko e-faktury zawierające wymagane informacje i wystawione, przekazane oraz odebrane w strukturalnym formacie elektronicznym umożliwiającym automatyczne i elektroniczne przetwarzanie treści będą akceptowane. Faktury PDF wysyłane e-mailem nie będą już w przyszłości traktowane jako e-faktury. Agenda ViDA stanie się zatem katalizatorem cyfrowej wymiany danych B2B i B2G.

Jak EDITEL przygotowuje się do tego?

Bazując na naszym wieloletnim doświadczeniu z e-fakturami, założyliśmy centrum kompetencyjne dla ViDA w grupie EDITEL, aby wspierać naszych klientów w długoterminowym i perspektywicznym planowaniu przejścia. Jesteśmy już bardzo dobrze przygotowani. Strukturalne faktury są istotną częścią naszej ekspertyzy i pracujemy z nimi od lat 90-tych. W Polsce, na przykład, opracowaliśmy kompleksowe rozwiązanie do integracji z krajowym systemem elektronicznych faktur (KSeF), chociaż wprowadzenie KSeF zostało niedawno przełożone przez rząd o dwa lata na 1 lutego 2026 roku. Oferujemy również dostęp do europejskiej sieci PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine): jesteśmy certyfikowanym punktem dostępu, co ma znaczenie dla e-faktur B2G do administracji publicznej we wszystkich krajach UE i częściowo dla połączeń B2B.

Jakie modele e-raportowania i e-fakturowania są obecnie omawiane?

Obecnie oceniane są różne modele e-raportowania i e-fakturowania. Jednym z wariantów ViDA są systemy ciągłej kontroli transakcji (CTC), w których transakcje mają być zgłaszane organom podatkowym cyfrowo i w czasie rzeczywistym. Niektóre kraje opierają się na modelu scentralizowanym, w którym faktura jest najpierw wysyłana do organów podatkowych, sprawdzana przez nie, a dopiero potem formalnie wysyłana do odbiorcy faktury. Takie podejście preferują Włochy, Serbia i Polska. Węgry natomiast stosują model „Real-Time Reporting” (RTIR), w którym tylko niektóre treści faktury muszą być zgłaszane organom w czasie rzeczywistym. Sama faktura jest wysyłana bezpośrednio do odbiorcy. Pomimo dążeń UE do standaryzacji, istnieją różne podejścia.

Jakie usługi oferuje Centrum Kompetencyjne ViDA EDITEL i jak wspierane są dotknięte firmy?

Faktura to nie tylko żądanie zapłaty – to końcowy krok w skomplikowanej serii komunikacji biznesowej. E-faktura jest zatem wierzchołkiem góry lodowej, pod którym kryje się mnóstwo procesów, począwszy od zamówienia do potwierdzenia dostawy. Wyposażona w tę rozległą wiedzę procesową grupa EDITEL wspiera wszystkie formy krajowych modeli e-fakturowania. Oznacza to, że dzięki jednemu połączeniu z EDITEL, firmy mają dostęp do wszystkich swoich partnerów biznesowych, niezależnie od ich standardów e-fakturowania czy używanych systemów. To umożliwia bezpieczną i efektywną komunikację, zarówno wewnątrz, jak i poza UE. Umożliwiamy bezproblemową integrację z systemami CTC w całej UE i poza nią. Firmy są zaproszone do kontaktu z nami w każdej chwili w sprawie pytań dotyczących ViDA.